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Excel로 우선 순위를 관리하는 방법

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작가: Judy Howell
창조 날짜: 6 칠월 2021
업데이트 날짜: 1 칠월 2024
Anonim
엑셀 이것만! 백데이터를 효율적으로 관리할 수 있는 방법! 그리고 그렇게 해야 하는 간단하지만 임펙트 있는 이유 알아보기!
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는 여러 기사가 여러 저자에 의해 작성됨을 의미하는 위키입니다. 이 기사를 작성하기 위해 익명의 일부 20 명이 개정판에 참여했으며 시간이 지남에 따라 개선되었습니다.

오후에 모든 일을 할 수 있다고 생각되면 종이에 우선 순위에 따라 할 일을 등록하는 것이 가능합니다.



그러나 많은 것들이 동시에 당신에게 떨어질 때, 많은 것들이 다음 달이 아닌 경우 종종 다음 날 연기됩니다. 이 기사에서 작성하도록 제안한 Excel 스프레드 시트 덕분에 향후 마감일에 따라 Excel에서 우선 순위가 자동으로 관리되며 수행 할 작업 순서가 재구성되어 가능한 한 적은 작업을 연기 할 수 있습니다. .


이 안내서를 따르면 20 분 안에 컴퓨터에서 우선 순위를 관리 할 수있는 매우 효과적인 방법을 갖게됩니다.


참고 : 국제 버전의 Excel에 따르면 포인트 공식에서의 분리는 세미콜론.

단계



  1. "데스크톱"또는 "홈"탭을 작성하십시오. 새 Excel 워크 시트를 엽니 다. 화면 하단의 "Sheet1"탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "이름 바꾸기"를 클릭하십시오. 대신 "집"또는 "사무실"을 등록하십시오.



  2. 첫 번째 단계와 동일한 절차에 따라 "Sheet2"를 "Pattern"으로, "Sheet3"을 "Points"로 바꿉니다.




  3. 중요도 테이블을 작성하십시오. "포인트"탭에서 다음과 같이 열 A, B 및 C를 채우십시오.



  4. "중요도"라는 이름을 정의하십시오. 셀 A2에서 C7을 선택하십시오. Excel 2007 이상에서는 "수식"을 클릭 한 다음 "이름 정의"를 클릭하십시오. Excel 2004 이상에서는 "삽입"> "정의"> "이름"을 클릭하십시오.
    • Excel에서 이름을 설정하라는 메시지가 표시되면 "중요도"를 입력하고 "확인"을 클릭하십시오.



  5. 노력의 테이블을 만듭니다. 3, 4 및 5 단계를 반복하여 열 E, F, G에 노력 표를 작성하십시오. 셀 E2-G6을 선택하고 이름을 "노력"으로 정의하십시오.



  6. 비상 사태 테이블을 만듭니다. 3, 4 및 5 단계를 반복하여 열 I, J 및 K에 비상 테이블을 작성하십시오. 이름 "Emergency"로 이러한 셀을 정의하십시오.




  7. 선택에 따라 "홈"또는 "사무실"탭에 헤더를 입력하십시오. 여기서는이 탭의 이름을 "하우스"로 지정했다고 가정합니다. 그것을 클릭하고 1 행에 다음 헤더를 삽입하십시오.
    • A-우선 순위; 가장 중요한 작업을 위해 우선 순위의 공식을 여기에 입력합니다. 그러나이 숫자는 100 이상이 될 수 있습니다.
    • B-과제; 수행 할 작업의 이름
    • C-중요성; 표의 문자 A, B, C, D, E 또는 F를 사용하여 표시됩니다.
    • D-노력, 1과 5 사이의 음표는 "노력"표에서 가져옵니다.
    • E-비상 사태; 작업 완료 기한을 기준으로 한 공식
    • F-마감일; 작업을 최신으로 완료해야하는 날짜입니다. 마감일이 항상 서한을 존중하는 것은 아닙니다. 따라서 "가속"은이 작업을 수행 할 수있는 날짜를 알려주고 "확장"은 작업이 연기 될 때까지 날짜를 제공합니다. 예를 들어, "미용사로 이동"작업에 5 일 가속 및 4 일 연장을 제공 할 수 있습니다. 실제로 2 주 전에 미용사에게가는 것은 합리적이지 않으며 사람들은 4 일 이상 늦으면 미용사에게 가야합니다.

    • G-가속-마감일 이전에 이미 해당 작업을 완료 할 수있는 기간 (일)입니다.
    • H-확장; 마감일 자동 연장
    • 나-남은 일; 마감일 이전의 일 수를 계산하는 공식입니다. 마감일을 초과하면 수식에서 음수를 반환합니다.
    • J-종료일; 작업이 완료된 날짜
    • K-의견; 수행 할 작업에 관한 모든 세부 사항



  8. 작업 목록을 입력하십시오. "우선 순위", "비상"및 "나머지 일"열은 비워 두었습니다. 나중에 수식을 사용하여 완성 할 것입니다. 다음은해야 할 가사일의 예입니다.



  9. "남은 날", "긴급"및 "우선 순위"에 대한 수식 사이. 이 수식은 앞 문장에서 언급 한 각 열의 두 번째 줄에 입력해야합니다.
    • 열 I (남은 일수) = F2-SI (ESTVIDE (J2), TODAY (), J2)
    • 열 E에서 (비상) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
    • A 열 (우선 순위) = VLOOKUP (C2, 중요도, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, 노력, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, 긴급, 2, FALSE)



  10. 셀 I2의 형식을 "숫자"로 전환하십시오. 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "셀 형식"을 선택한 다음 "번호"를 클릭하십시오. 또한 "소수점"상자에 "0"을 입력하십시오. "확인"을 클릭하십시오.



  11. "우선 순위", "비상"및 "남은 일 수"열의 수식을 복사하여 각 열의 나머지 빈 상자로 확장합니다. 먼저 "E2"를 클릭하고 "CTRL"및 "C"키를 동시에 누른 다음 셀 E3-E10을 선택하고 동시에 "CTRL"및 "V"키를 누르십시오. 상자 I3에서 I10으로 I2의 공식을 확장하려면 동일하게 수행하십시오. 마지막으로이 절차를 다시 반복하여 A2 수식을 셀 A3에서 A10으로 확장합니다. 작업이 작성되지 않은 행에서 셀이 반환 한 이상한 값에주의하지 마십시오.



  12. 우선 순위에 따라 행을 정렬하십시오. 셀 A1-K1을 선택하고 태스크를 포함하는 모든 행을 포함하도록이 선택을 확대하십시오. 그런 다음 "데이터"> "필터"를 클릭하십시오.



  13. 날짜를 포함한 스프레드 시트를 저장하여 파일을 마지막으로 연 날짜를 찾으십시오.



  14. 수행 된 작업을 완료하십시오. 작업을 마치면 "종료일"열에 입력하십시오. 이 트릭을 기억하십시오. "CTRL"+ ";"(Control 키와;) 키를 동시에 누르면 현재 날짜가 선택한 셀에 자동으로 나타납니다.



  15. 매일 우선 순위가 바뀌는 순서를 확인하십시오. 앞으로의 우선 순위는 다음과 같습니다. 7 월 13 일에 수행해야 할 모든 작업은 소위 "가속"기간 이전입니다. 7 월 20 일, 우선 순위가 가장 적은 (가장 적은 수의) 우선 순위는 4 가지 과제이며, 그 중 잔디를 깎아서 마감일에 도달했습니다. 7 월 21 일에 잔디를 깎는 우선 순위가 훨씬 커지고 ( "확장"기간에 들어갔습니다) 7 월 23 일에 "확장"기간이 지났기 때문에이 우선 순위가 훨씬 높아졌습니다. 또한 7 월 23 일과 25 일에 "요금 지불"작업이 증가한 것을 볼 수 있습니다.
조언
  • 시간과 우선 순위를 관리하는 방법에 대한 자세한 내용은 아래에 나열된 기사를 읽으십시오.
  • 이 스프레드 시트 사본을 다음 주소로 다운로드 할 수 있습니다.
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5 TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • 필요한 경우 매일 할일 목록을 정렬하는 것을 망설이지 마십시오.
  • 큰 작업을 여러 개의 작은 작업으로 나눕니다.
  • "템플릿"탭에서 반복 작업을 복사하여 쉽게 찾아 복사 할 수 있습니다.
  • 각 우선 순위 레벨에 지정된 포인트를 자유롭게 변경할 수 있습니다.
  • 같은 Excel 통합 문서에서 가족 및 가정과 관련된 작업을 작업과 관련된 작업과 혼합하지 마십시오.
  • 이 테이블에 작업을 할당 한 사람, 작업이 분류 된 범주 등의 새 열을 자유롭게 추가 할 수 있습니다.
  • 자동 필터 도구를 사용하여 기한이 지난 작업 (긴급 = 1) 또는 매우 중요한 작업 (중요 = "A")을 선택하십시오.
  • 되풀이 작업을 항상 최신 상태로 유지하는 한 가지 방법은 "기한"열 아래에 입력하는 것입니다 (이 예는 금요일을 기준으로하며 여기서 "5"로 표시됨)
  • 마감일이 지났을 때 자동으로 표시되도록 "마감일"열에 조건부 양식 ( "SI"기능 사용)을 추가하십시오.

  • 매주 또는 매월 선택한 기간 동안 수행 된 작업 수를 계산합니다. 이것은 당신이 당신의 일에 대해받는 긍정적 인 피드백 일 수 있습니다.
  • 이 수식은 현재 날짜 (월요일 = 1, 화요일 = 2 등)를 사용하여 현재 주 금요일에 이미 통과했는지 확인합니다. 이 경우 수식은 다음 금요일의 결과를 결과로 반환하기 위해 현재 금요일에 7을 더합니다. 금요일이 아직 추월되지 않은 경우 수식은 단순히 이번 주 금요일을 반환합니다.
  • 이 예에서 월요일 = 1, 화요일 = 2, 수요일 = 3, 목요일 = 4, 금요일 = 5, 토요일 = 6, 일요일 = 7
  • 화요일과 같이 작동하도록이 수식을 변경할 수도 있습니다. 우리는 위의 목록에서 화요일 = 2임을 알 수 있습니다. 따라서 위에서 주어진 공식을 5 x 2로 바꿔야합니다.
경고
  • 이 시트를 정기적으로 보관하십시오.
  • 이러한 서로 다른 우선 순위에 할당 된 번호가 항상 주문되는 것은 아닙니다. 따라서 할당 된 숫자 "1"로 우선 순위를 채우면 다른 우선 순위와 관련된 숫자가 증가하지 않습니다. 일부 우선 순위에 100을 초과하는 관련 번호가 있고 가능한 모든 번호가 우선 순위에 지정되지 않았을 수 있습니다. 1에서 12 사이의 숫자로 우선 순위에 집중하는 것이 좋습니다.
  • 이 스프레드 시트에 많은 작업을 작성해도 걱정하지 마십시오. 작업이 몇 개월 동안 목록의 맨 아래에 유지되는 것은 절대 당황하지 않습니다. 마감일이 다가 오면 목록에서 올라갑니다.
  • 시간 관리 방식은 귀하에게 고유하며이 스프레드 시트는 귀하에게 전혀 적합하지 않을 수 있습니다. 매일이 파일을 열어야하는 데 너무 많은 작업이 필요하거나 너무 방해가된다고 생각할 수도 있습니다. 그렇기 때문에이 스프레드 시트가 유용 할 수 있습니다. 예를 들어,이 스프레드 시트는 이웃에게 완전히 쓸모 없거나 그 반대 일 것입니다.
  • Excel 대신 Google 온라인 스프레드 시트 소프트웨어의 스프레드 시트를 사용할 수 있습니다. 따라서 인터넷에 액세스 할 수있는 어느 곳에서나 파일을 사용할 수 있습니다.