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이 글에서 : 불만의 서신을 작성하십시오 적절한 톤과 형식을 사용하십시오
많은 사람들이 자신의 삶의 어느 시점에서 불만의 편지를 씁니다. 특정 회사의 제품이나 서비스에 만족하지 않는 경우 이러한 문제는 일반적으로 상황을 강력하게 비난하는 서한을 가지고 정중 한 방식으로 두 파트너의 상호 이익을 위해 해결할 수 있습니다. 불만 편지를 작성하는 것은 어렵거나 고민하지 않습니다. 사실을 명확하고 정중하게 제시하여 해결책을 제시하기 만하면됩니다.
단계
파트 1 불만 편지 작성
- 고객 서비스에 편지를 보내십시오. 불만 편지를 쓰려면 문제가되는 회사의 고객 서비스에 직접 연락하는 것이 더 효과적입니다. 고객 서비스는 고객 불만을 처리하는 데 사용되며 요청이 효율적이고 효과적으로 처리되는 것을 볼 수 있습니다.
- 가능하면이 부서의 관리자 이름을 찾으십시오. 다음과 같이 예의 진술로 편지를 시작하십시오 친애하는 선생님 또는 친애하는 부인그 뒤에 사람의 이름이옵니다. 고객 서비스 관리자의 이름을 찾을 수 없으면 예의 양식을 작성하십시오.
- 고객 서비스 주소는 회사 웹 사이트, 회사 브로셔, 사용 된 광고 자료 또는 제공되는 제품의 포장 또는 라벨에서 찾을 수 있습니다.
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지점으로 직진하십시오. 편지의 첫 줄에는 편지를 쓰는 이유와 불만의 본질이 무엇인지 명확하게 명시되어 있어야합니다. 서비스가 제공되는 (또는 구매 한 날짜, 시간 및 장소를 포함하여) 가능한 많은 관련 사실을 전시하고 해당 일련 번호 나 모델을 모두 잊지 마십시오.- 미사일을받는 사람은 5 초 이내에 편지의 목적을 식별 할 수 있어야합니다. 따라서 소개가 너무 길고 분리되지 않은 상태로 시작하지 마십시오.
- 다음 단락에서 자세한 내용을 제시하거나 상황을 설명 할 수 있지만 첫 번째 줄은 가능한 한 간결하게 불만을 강조해야합니다.
- 첫 문장은 다음과 같습니다. "저는 7 월 15 일 파리의 XXX Street 지역에서 구입 한 고장난 헤어 드라이어에 대해 불평하기 위해 글을 쓰고 있습니다. "
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문제의 결과에 대해 구체적으로 설명하십시오. 제품 교체, 환불, 수리 또는 기타 형태의 보상을 원하는 경우 두 번째 단락에서이를 명확하게하십시오. 따라서 양식이나 다른 답장을받지 않고받는 사람에게 작업 할 내용을 줄 가능성이 높습니다.- 회사와의 관계를 유지하기 위해 직면하고있는 문제를 해결할 수있는 방법을 제공하면서 비고에서 가능한 한 건설적으로 노력하십시오. 제품을 구매하거나 해당 회사의 서비스를 사용하지 않겠다고 위협하면서 환불 또는 다른 형태의 보상을 요청하는 경우 요청이 처리되지 않을 수 있습니다.
- 회사에서 더 큰 문제를 해결하려면 편지에 문제를 포함 시키되 시간이 걸린다는 점을 기억하십시오.
- 첫 번째 편지에서 고소하겠다고 위협하지 마십시오. 이 방법은 사용하기위한 최후의 수단 일 수 있지만, 먼저 불만 서신을 보내고 호의적 인 답변을 기다리십시오.
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바우처 사본을 첨부하십시오. 영수증, 보증서, 보증서, 수표 사본, 필요한 경우 사진 또는 비디오를 첨부 할 수 있습니다. 모든 서류는 서신에 포함되어야합니다. 모든 서류는 귀하의 서신과 함께 제공되어야합니다.- 첨부하려는 작품의 사본은 보내지 만 원본은 보내지 마십시오. 이러한 방식으로, 지원 문서를 제 3 자에게 제출해야하는 경우에 대비하여이 필수 정보를 잃지 않습니다.
- 편지에 첨부 한 모든 사본을 반드시 지정하십시오. 예를 들면 다음과 같습니다. "보증서 사본과 헤어 드라이어의 일련 번호에 관한 정보와 함께 원본 영수증 사본을 첨부하십시오. "
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문제를 해결할 시간을주십시오. 이렇게하면 문제 해결을위한 적절한 시간이 허용됩니다. 이를 통해 안심하고 짧은 시간 내에 문제를 해결하는 데 도움이됩니다.- 마감 기한을 제공하면 편지를 분실하거나 잊어 버릴 가능성도 없어져 회사와의 관계가 더욱 긴장 될 수 있습니다.
- 이 지연이 합리적인지 확인하십시오. 요청한 내용에 따라 다르더라도 일반적으로 1-2 주 정도면 충분합니다.
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편지를 존중하여 닫으십시오. 받는 사람에게 도움을 주셔서 감사하며 문제를 해결하기 위해 연락을받을시기와 해결 방법을 알려주십시오. 이는 작업을 단순화하고보다 효율적인 결과를 제공합니다.- 수령인의 이름을 알고 있다면 "정말로"와 같은 표현으로 편지를 공식적으로 닫으십시오. 그렇지 않은 경우에는 "나의 인사말을 받아 들여주십시오"라고 말하십시오. "나의 진실한 인사"또는 "정말로"같은 비공식적 인 폐쇄 공식을 피하십시오.
파트 2 적절한 톤과 형식을 사용하십시오
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공손하라. 화가 났을 수도 있고 옳을 수도 있지만 예의 바르지 않으면 수취인을 수비에만 두게됩니다. 예의 바른 목소리로 편지를 쓰고 위협, 과민성 또는 냉담한 말을하지 않도록 모든 비용을 피하십시오. 귀하의 서신을 연결하는 사람은 귀하에게 일어나는 모든 일에 대해 직접 책임을지지 않으며, 화를내는 소비자보다는 정중하고 친절한 고객을 돕기 위해 더 수용적이고 행복 할 것입니다 그리고 비난을받는 사람.- 미사일을 보내는 회사는 의도적으로 당신을 원하지 않는다는 것을 기억하십시오. 대부분의 회사는 고객 만족에 만족합니다.
- 받는 사람이 나쁜 의도를 가지고 있다고 생각하지 않고 당신을 도와주고 싶은 사람으로 대우한다면 더 성공적 일 것입니다.
- 화를 내면 편지를 쓰지 마십시오. 좀 더 침착 해 지길 원하거나 원할 경우 적어두고 하루나 이틀 기다렸다가 보내십시오. 어쨌든 덜 공격적으로 보이기 위해 일부 아이디어를 다시 말하고 싶을 것입니다.
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간결하게하십시오. 고객 서비스 담당자는 매일 수백 통의 편지를받을 수 있기 때문에 요점을 빨리 파악하는 것이 중요합니다. 편지가 너무 길거나 상세하면 독자는 쿼리의 내용을 피상적으로 보는 경향이 있으며 제안한 문제 나 해결책에 대한 명확한 아이디어가 없습니다.- 불필요한 세부 사항이나 고의로 염증성 발언을 피하십시오.
- 한쪽에 미사를 세우거나 200 단어 미만으로 만드십시오.
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권위있는. 이러한 태도는 귀하의 서한에 적절한 어조를 제공하며 회사 관리가 귀하의 불만을 매우 심각하게 받아 들일 수 있습니다. 이는 중대한 재정적 영향을 미칠 수있는 심각한 불만에 대해 특히 해당됩니다.- 권위를 가지려면 언어 적 질, 귀하의 권리 및 사회의 의무에 대한 지식, 그리고 서신에 보여준 전문성 등 많은 것들이 관련됩니다.
- 이 모든 것이 당신에게 신뢰성을 제공하고 편지에 대한 반응에 긍정적 인 영향을 줄 수 있습니다.
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적절한 형식으로 편지를 쓰십시오. 위에서 언급 한 바와 같이, 편지를 가능한 한 전문적으로 만드는 데 사용되는 레이아웃에 따라 불만 접수 방법이 결정됩니다. 페이지 왼쪽 상단에 귀하의 이름과 주소, 날짜, 수신자의 이름 또는 직함, 그리고 편지 본문 바로 위 왼쪽에 회사 주소를 표시하십시오.- 컴퓨터를 사용하여 읽기 쉽고 깔끔한 콘텐츠를 위해 미사를 입력하십시오. 손으로 편지를 써야하는 경우, 지우거나 잉크 얼룩이 없어도 필기 내용이 명확하고 읽기 쉬운 지 확인하십시오.
- 닫는 명세서 아래에 빈 공간을 남겨서 서명을 직접 작성하십시오. 이 섹션에서는 자신의 이름을 알기 쉽게 작성해야합니다.
- 같은 크기의 단락으로 깔끔하고 간격이 넓은 편지를 쓰십시오.
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철자와 문법을 확인하십시오. 철자와 문법은 불만의 결과를 결정할 수 있습니다. 미사일을 인쇄하기 전에 컴퓨터의 철자를 확인하거나 다른 사람이 컴퓨터를 보내기 전에 읽도록하십시오.
파트 3 편지에 응답
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기다립니다. 인내심을 가지고 서신에 제안 된 마감일까지 추가 조치를 취하지 마십시오. 회사로부터 아무런 응답없이 정해진 날짜가 지나면 편지를 받았는지 확인하기 위해 전화를하거나 이메일을 보내 후속 조치를 취할 수 있습니다. 의심의 혜택을 회사에 제공하는 것이 가장 좋습니다.- 서신에 대한 정보를받지 못했거나 해결책이 만족스럽지 않은 경우 감독자에게 불만을 제기 할 수 있습니다.
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계층 구조에 따라 불평하십시오. 고객 서비스 관리자의 문제점을 해결할 수없는 경우 회사의 계층 구조에 따라 다음 관리자를 찾아서 연락하십시오. 고객 서비스 관리자와 부사장을 통해 서비스 담당자에서 총괄 관리자로 사다리를 올라갈 때마다 이전 레벨과의 통신에 참여하십시오. 따라서 해당 담당자는 상황에 대한 명확한 아이디어를 갖게되며 이는 논쟁의 여지가없는 방식으로 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.- 바람직하게는 다음 단계에 도달하기 전에 고객 부서에서 시작하십시오. 실제로이 부서는 이러한 유형의 불만을 처리하는 데 더 익숙하며, 총괄 관리자에게 보낸 모든 메일은 회사의이 지점으로 전송 될 수 있습니다.
- 이 경우, 고객 서비스 직원이 문제를 해결하려고했기 때문에 자동으로 사용자에게 나쁜 인상을 줄 수 있습니다.
- 총지배인이나 회사 관리자에게 편지를 보낼 경우, 그 편지는 사건에 대한 사전 지식이 없으므로 매우 명확하고 간결하며 잘 쓰여 져야합니다.
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변호사와 상담하십시오. 변호사는 소송을 진행하는 방법을 알게 될 것입니다. 재판은 최후의 수단이되어야한다는 점을 명심하십시오. 서신에이를 언급하면 부정적인 어조가 설정되며 동시에 귀하가 요청하는 모든 보상을 방해 할 수 있습니다. 재판에서 패하면 그러한 결정은 또한 당신을 해칠 수 있습니다.
- 쓰기 시작하기 전에 잠시 시간을내어 자신에게 무슨 일이 있었는지 생각해보십시오. 상황을 생각하고 다시 원하는 것을 어떻게 신청하는지 명확하게 정의한 후에는 불만 서신을 작성할 수 있습니다.
- 서신에 다른 사람의 간증을 포함시키지 마십시오. 사실,이 상황이 법정에서 끝날 수 있다고 생각되면 증인의 진술뿐만 아니라 그 이름도 생략하는 것이 좋습니다. 또한 소송이 비쌀 수 있음을 기억하십시오. 비공식적으로 또는 적어도 중재를 통해 합의에 도달하는 것이 좋습니다.
- 편지에 이름, 주소, 이메일 및 전화 번호 (가능한 경우 집, 사무실 및 휴대폰)를 포함 시키십시오. 또한 귀하의 불만 상태에 대한 정보를 얻을 수 있도록 누가 메일을 읽을 것인지 알아보십시오.
- 특정인에 대해 불만을 제기하려면 해당 인에게 편지를 제한하고 회사 전체를 부정하지 마십시오. 회사 정책에 대해 불만을 제기하려면 수신자 또는 규칙을 모욕하지 마십시오. 해당 문제와 요청 만 노출하면됩니다.
- 욕설을 사용하지 마십시오. 원하는 것은 보상이나 문제에 대한 해결책이라는 것을 기억하십시오. 또한 욕설로 불쾌감을 느끼는 것은 도움이되지 않습니다. 보다 견고한 언어를 사용하려면 수동적 인 형태를 피하고보다 직접적이고 서술적인 단어를 사용하십시오. 같은 단어 당황 과 반란의 보다 강하다 실망.
- 모든 서신의 사본을 보관하고 편지를 보낸 날짜를 잊지 마십시오.
- 일부 사이트에서는 방문자가 불만을 표현할 수 있습니다. 다른 고객이 같은 회사에서 같은 상황에 있는지 확인하십시오.
- 최종적으로 읽고 요청 내용이 정직하고 진실하며 검증 가능한지 확인하십시오.
- 손으로 쓴 편지를 보내는 것이 전자 우편, 팩스 또는 회사의 블로그 나 웹 사이트를 통해 보내는 것보다 더 효과적입니다. 대부분의 회사는 손으로 쓴 편지보다 우선 순위가 높습니다.
- 재산의 파괴, 타인의 건강에 해를 끼치거나 개인의 안전을 위협하는 등 귀하의 서신에 어떤 종류의 신체적 또는 언어 적 위협을 불러오는 것은 불법입니다. 이러한 위협은 괴롭힘으로 해석 될 수 있으며, 이는 법정에서 법원 소송 절차를 따르기에 충분한 이유이며, 벌금에서 구금에 이르는 제재를받을 수 있습니다. 모든 위협을 무시하십시오. 서면으로 보내지 말고 보내는 것이 좋습니다.